l'effet de Coriolis

et pendant ce temps-là, la Terre tourne.

Get Things Done: le livre qui va doubler votre productivité et faire disparaître votre stress

Getting Things DoneLorsque j’ai commencé à travailler en entreprise, dans un bureau, je me suis très vite rendu compte qu’il était difficile de passer plus d’1/4 d’heure sur une tâche sans être dérangé. Entre les appels téléphoniques, les e-mails qui tombent, les collègues qui passent discuter ou donner un truc à faire, difficile de se concentrer.

Que ce soit au bureau ou à la maison, j’avais l’impression de ne jamais m’en sortir, d’avoir toujours 25 000 choses à ne pas oublier.

Bien entendu, on peut construire des listes de tâches à faire : j’ai commencé à noter tout ça sur un cahier, bien scolairement. J’ai aussi testé des outils en ligne. Ces tentatives se sont montrés inefficaces car je n’avais pas de méthode globale pour gérer mon travail.

Après pas mal de lecture et de recherche, j’ai mis en place ma propre méthode, très largement inspiré du livre de David Allen, Getting Things Done, qu’on peut traduire en français par « Faire aboutir les choses ».

Chacun doit trouver le fonctionnement qui lui conviendra, mais il est bon de découvrir comment font les autres et de s’en inspirer.

Pendant très longtemps je stockais absolument tous mes e-mails. J’avais seulement mis en place des règles d’archivages : certains sujets ou expéditeurs étant automatiquement enregistrés dans des dossiers précis. Mais ma boîte de réception était constamment pleine de messages. Un jour après avoir tout sauvegardé, j’ai tout réinstallé à partir de zéro, et j’ai commencé à appliquer la technique de David Allen. Depuis je ne peux plus m’en passer !

Le principe de cette technique ? Ne garder dans la boîte de réception que les messages « à traiter », et faire le ménage au fur et à mesure. Ça peut-être paraître évident, mais ça ne l’était pas pour moi. Voici ma procédure pour traiter mes messages :

  1. Les messages pas importants sont lus ou survolés, et effacés.
  2. Les messages importants qui ne nécessitent pas d’action de ma part sont archivés dans un dossier, par exemple boulot > client.
  3. Les messages importants qui nécessitent une action rapide (moins de 5 minutes) sont traités immédiatement : réponse à l’expéditeur, désinscription d’une newsletter, confirmation d’un billet de train, transfert du message à un collègue, etc. Les messages sont ensuite archivés ou effacés.
  4. Enfin, les messages qui nécessitent une action impossible à réaliser dans l’instant sont laissés dans la boîte de réception. C’est le cas par exemple si je dois consulter une tierce personne  ou si je dois faire une recherche importante avant de répondre.

Lorsque je traite mes messages, je révise tous les messages restants en attente, l’objectif étant d’avoir un dossier de réception le plus souvent vide.

Il m’a fallu quelques temps pour bien prendre cette habitude, mais désormais je n’ai plus de souci ni de raté à cause d’un message non traité.

Des techniques comme celles-ci, il y en a plein dans le livre de David Allen, Getting Things Done. Cette façon de faire permet de s’organiser simplement et de ne plus se laisser submerger par tout ce qui doit être fait. Parce que tout est bien structuré, on garde l’esprit libre.

Vous l’avez compris, ce livre m’a énormément apporté, j’espère qu’il en sera de même pour vous !

Catégorie : boulot

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